Enbridge Energy

Mission : Des salles de réunions que tout le monde peut utiliser

Depuis le gratte-ciel de son siège social surplombant Calgary, Enbridge mène les opérations qui transportent, distribuent et investissent dans les commodités comme le pétrole brut, le gaz naturel et les produits d’énergie renouvelable à travers l’Amérique du Nord. L’entreprise, âgée de 65 ans, a été reconnue comme une des organisations les plus durables dans le monde, faisant partie du Global 100.

Pour contribuer à l’amélioration de son efficacité, l’entreprise canadienne a cherché à renforcer ses espaces de travail et de les adapter aux différentes unités.

“Nous avons décidé de rénover pour mieux accueillir les employés et leur façon de travailler. ” explique Amin Ladha., analyste de systèmes TI, Enbridge

Nous avons décidé de rénover pour mieux accueillir les employés et leur façon de travailler.” Amin Ladha, analyste de systèmes TI, Enbridge

Amin Ladha explique que l’édifice qu’occupe Enbridge depuis 10 ans avant ce projet nécessitait des espaces nouveaux permettant à ses employés de travailler ensemble. Une autre raison évidente : des problèmes avec la technologie existante.

“Les utilisateurs se plaignaient qu’ils n’étaient pas capables de situer les salles de réunion ” explique M. Ladha. “Et les salles étaient très inégales en terme d’équipements.”

Cette inconstance signifiait que le personnel devait s’habituer à des équipements audiovisuels différents d’une pièce à l’autre pour la tenue de réunions et la collaboration. Un renouvellement technologique s’imposait dans tout le bâtiment, avec des espaces de réunion mieux équipés, des panneaux pour réserver les salles, une signalisation numérique, des affichages vidéo, une technologie consistante d’une salle à l’autre et un équipement facile à utiliser.

Action : Comprendre, Vérifier et Exécuter

Parce que ce projet a impliqué la rénovation de nombreux étages, cela s’est déroulé en plusieurs phases. Lorsqu’AVI-SPL a commencé à travailler, le procédé a inclus la création de cas d’utilisation, l’évaluation de l’équipement et la planification de la demande d’Enbridge pour que ses salles de conférences soient prêtes pour la collaboration en moins d’une minute après l’entrée dans la salle.

“Nous avions des rencontres avec le clients deux à trois fois par semaine”, affirme Keith Newson, ingénieur de projets AVI-SPL. “C’était l’une des plus grandes raisons de notre succès : le nombre de réunions qui ont permis de comprendre l’intégralité de ce qu’Enbridge souhaitait.”

Une autre clé du succès du projet a été la salle de démonstration qu’AVI-SPL et Enbridge ont construite pour représenter les véritables espaces de réunion. M. Ladha affirme que le fait d’avoir cet espace à aider à déterminer les attentes au fil du projet et de permettre sa fluidité d’exécution.

À travers l’édifice, toutes les salles de réunion sont équipées de la même façon et programmées pour une collaboration rapide. Lorsque les lumières sont allumées dans un espace de réunion, un écran tactile Crestron s’active. AVI-SPL a programmé l’écran tactile pour que le personnel puisse activer les affichages à écran plat dans la salle, d’un simple mouvement de la souris. Les utilisateurs peuvent ensuite utiliser le panneau tactile pour activer l’ordinateur de la salle, qui démarre rapidement grâce aux lecteurs recommandés par l’équipe AVI-SPL.

Toucher un symbole sur le panneau, incluant le VGA, le HDMI et les symboles informatiques, permet aux utilisateurs de passer d’une entrée à l’autre.

“Nous sommes la première entreprise en Amérique du Nord qui a souhaité créer ses propres solutions de symbole pour les panneaux tactiles”, explique Amin Ladha. “Nous avons décidé en interne, et AVI-SPL l’a conçu.”

Il n’y a aucun câble présent sur les tables puisqu’ils se rétractent dans le cube. Tous les symboles sont visibles, qu’ils soient connectés ou pas, et la connexion active s’illumine en vert sur l’affichage.

AVI-SPL s’est occupé de la consultation, de la conception et de la mise en service pour les salles de direction situées au 32e étage. Les espaces incluent la salle de présentation (qui comprend deux projecteurs Christie), une salle de réunion générale et plusieurs petites salles de réunion attachées aux bureaux des dirigeants.

Dans l’espace de réception du deuxième étage, un endroit a été conçu pour les rencontres et l’accueil, avec une signalisation numérique NEC 2×2 composée de vidéos promotionnelles. Cet étage abrite aussi un espace de formation avec deux Centres d’apprentissage polyvalents. À la place de microphones sur les tables, chaque centre possède un système de micros au plafond hautement spécialisé de Meyer Sound Constellation. Ces microphones contrôlent la réverbération qui pourrait empêcher la clarté et permettent aux participants de parler avec un ton normal de voix et toujours être clairement entendus par les personnes à l’autre bout de la salle. Les processeurs de signal audio numérique Biamp Tesira peuvent se connecter avec d’autres salles dans le bâtiment grâce à l’appel direct ou en pont audio. Les deux Centres d’apprentissage comprennent des affichages numériques (incluant trois écrans de 90 pouces dans un des forums) et un pupitre doté d’un moniteur Crestron confidence qui permet au présentateur de voir les éléments avant de les partager à la salle. AVI-SPL s’est occupé de cet aspect de l’intégration en travaillant à partir de conceptions audiovisuelles de SLR Consulting.

Enbridge a confié à chaque département de l’entreprise le reste de l’espace de l’étage pour la disposition souhaitée. Chaque étage possède une zone entreprise que chacun peut utiliser, tout comme une salle des opérations, qui peut convenir à toutes les demandes spécifiques selon les besoins d’affaires. Par exemple, dans la salle du département des opérations de sécurité TI, un mur vidéo composé de quatre affichages Sharp affiche des renseignements sur l’état du réseau et des serveurs Enbridge. Le mur vidéo de la salle de réseau logistique consiste en six affichages NEC (deux verticaux, trois horizontaux) et fonctionne avec le logiciel qui aide Enbridge à travailler sur des pipelines existants et futurs. Les trois affichages du haut sont consacrés au logiciel personnalisé d’Enbridge, et les trois affichages du bas sont disponibles pour les utilisateurs qui veulent connecter leurs appareils personnels.

Alors que certains types d’installations d’équipements devaient composer avec les limitations des salles, AVI-SPL s’est adapté. Lorsqu’un projecteur conçu pour les grandes salles de réunion ne fonctionnait pas, l’équipe l’a remplacé par un écran ACL Sharp de 90 pouces.

“Nous avons intégré nos projecteurs comme faisant partie de nos solutions pour les salles de réunion”, explique M. Ladha. “Une fois que l’affichage numérique de 90 pouces était disponible, nous avons décidé de changer le projecteur pour un écran ACL. AVI-SPL est toujours disponible pour nous aider et est ouvert à effectuer des changements.”

Impact : Productivité améliorée

Enbridge souhaitait de la constance pour ses espaces de réunion rénovés, et c’est exactement ça qu’elle a obtenu maintenant. Dans chaque espace général de réunion, la station du présentateur est sur la droite de l’affichage, devant la table de conférence. Alors que le nombre d’équipements particuliers, comme les microphones, peut varier selon la taille de la salle, l’équipement, comme les processeurs de signal numérique Biamp Audia, reste généralement le même partout.

Les salles partagent aussi une façon commune et simplifiée de connecter les appareils. Les membres du personnel connectent leurs appareils via le cube de câbles, changeant et plaçant instantanément le contenu de l’appareil sur l’affichage de la salle.

“Nous avons créé une interface facile pour l’utilisateur”, déclare Newson. “Si vous apportez un ordinateur portatif, vous savez quelle connexion vous avez besoin pour donner une présentation, parce que l’écran tactile montre une image de la connexion. Il n’y a plus de place pour les devinettes avec ce système.”

Ils peuvent apporter n’importe quel appareil, ordinateur portatif ou tablette, et savent qu’ils peuvent les connecter au système de la salle pour débuter une réunion en moins d’une minute. Depuis l’intégration, M. Ladha a remarqué une réduction du nombre d’appels des employés demandant une assistance technique.

“Il y a 80 % d’opinion favorable par rapport à l’expérience de réservation et d’utilisation des salles”, dit-il. “Nous avons augmenté la productivité parce que les salles sont faciles à trouver et c’est maintenant plus simple de débuter les réunions.”