Étude de cas de la BDC

Mission – Être vue et entendue

Construire un nouveau siège social au centre-ville de Montréal. Faire venir 1 100 membres du personnel d’autres sites de la ville. Leur donner les outils technologiques qui leur permettent de travailler facilement ensemble et de mieux servir leurs clients.

Tels étaient les objectifs auxquels la Banque de développement du Canada (BDC), qui dessert les entrepreneurs canadiens nécessitant des services bancaires spécialisés, a dû faire face. AVI-SPL, qui a été chargée de concevoir et d’intégrer les systèmes audiovisuels et de collaboration de la nouvelle installation, a dû relever ce défi.

Pour leur nouveau siège, les dirigeants de la BDC ont souhaité favoriser un sentiment d’appartenance chez les employés et leur donner la possibilité de collaborer. La combinaison du design et de la technologie doit créer des « rencontres sociales ».

C’est le terme qu’utilise Martin Dorais, vice-président adjoint, Gestion de l’immobilier et des établissements à la BDC, pour décrire une vision où le bâtiment et sa technologie favorisent les rencontres impromptues. Ces réunions génèrent ensuite des idées novatrices qui permettent aux membres de l’équipe de donner le meilleur d’eux-mêmes.

En dotant les espaces de l’immeuble d’une technologie de collaboration, la BDC a souhaité encourager l’entrepreneuriat parmi ses employés et offrir à ses clients un espace où ils peuvent interagir avec leurs représentants. Cette configuration a mis en relation les employés du siège social avec leurs collègues sur place et hors site.

« Nous voulions une technologie époustouflante et qui serait conviviale pour tous », explique Yanick Martin, gestionnaire principal de projet à la BDC.

Au cours du processus d’approvisionnement, AVI-SPL a proposé un ensemble créatif de conceptions et de solutions qui ont fait la démonstration à la BDC des différentes façons d’atteindre ses objectifs.

« Ce qui m’a le plus impressionné chez AVI-SPL, c’est leur polyvalence et toutes les options qu’ils nous ont offertes », explique M. Martin.

Action – Preuve de concept

Tout au long du projet, AVI-SPL a travaillé avec l’équipe de projet audiovisuel et le service des TI de la BDC sur les éléments de conception et a dirigé l’intégration de ses solutions.

Leurs efforts se sont concentrés sur le déploiement de la vidéoconférence dans la plupart des salles de réunion du siège social, ainsi que dans la salle de conférence, le centre de formation et les espaces de collaboration ouverts.

« Nous avons conçu les espaces de manière à favoriser une meilleure collaboration et stimuler une meilleure innovation de la part de nos employés », explique M. Dorais.

Ces endroits sont équipés pour la tenue de réunions de collaboration avec des collègues et des clients sur place ou à l’extérieur, y compris des centaines de succursales de la BDC.

Pour montrer à la BDC le genre de collaboration possible à réaliser, AVI-SPL a créé une salle de validation de concept où les employés de BDC ont pu utiliser les systèmes de collaboration audiovisuelle et vidéo proposés. Leur réaction positive et leurs recommandations sur l’expérience ont ouvert la voie à la réussite du projet.

« Cela nous a permis de créer des salles intelligentes qui répondaient aux besoins particuliers de la BDC », explique Kevin McCoubrey, gestionnaire de comptes principal chez AVI-SPL.

Ces exigences incluaient la vidéoconférence de Cisco.

« Cisco travaille avec la BDC depuis de nombreuses années, et nous voulions nous assurer que cette relation se poursuive », explique M. McCoubrey.

Dans plus de 80 salles de réunion, les employés et les clients de la BDC utilisent les systèmes TelePresence Cisco SX80 pour participer à des appels de collaboration vidéo où les participants sont vus et entendus en temps réel.

Ces salles sont également équipées du Mersive Solstice qui permet à plusieurs intervenants de partager, sans fil, du contenu de leurs appareils individuels vers un écran de salle de réunion. Puisque Mersive Solstice se trouve sur un réseau distinct, la BDC protège la sécurité de son réseau d’entreprise interne. Mersive permet également à la BDC d’afficher du contenu partagé en français et en anglais, ce qui est essentiel pour son bureau bilingue.

De même, Crestron a offert une plateforme personnalisée qui permet à la BDC de créer des versions française et anglaise de son interface de contrôle pour gérer les capacités dans chaque salle de réunion. L’entreprise a également apprécié la capacité de Crestron d’intégrer le contrôle de fonctions multiples et la flexibilité qu’elle a donnée à la BDC pour créer sa propre interface. AVI-SPL et la BDC ont conçu les écrans tactiles Crestron de 10 pouces afin que les utilisateurs puissent contrôler les présentations, les vidéoconférences et les tableaux intelligents.

« Nous voulions quelque chose de vraiment convivial », dit M. Martin. « Nous avons développé nos menus en nous basant sur les cas d’utilisation. »

Les HydraPorts AMX relient les câbles HDMI aux tables de salle de conférence, de sorte que les participants à une réunion peuvent rapidement connecter leurs appareils personnels à l’écran principal d’une salle en cas de problème avec la connexion sans fil. Cela permet également aux utilisateurs de recharger facilement leurs appareils lors de longues réunions.

Puisque les écrans ACL étaient destinés aux espaces publics et aux salles de conférence, la BDC souhaitait qu’ils soient esthétiquement propres et fiables. Dans les divers espaces du bâtiment, les écrans minces et les écrans standard de NEC répondent à ces exigences, ce qui permet à la BDC d’installer ces écrans sur des murs de différentes tailles.

Pour chaque type de solution (écrans, vidéoconférences, systèmes de présentation, panneaux de contrôle), AVI-SPL a ajusté son approche en écoutant ce que les employés de la BDC avaient à dire sur leur fonctionnalité.

« L’équipe de conception d’AVI-SPL était très bien informée », dit M. Martin. « Ils ont été prompts à comprendre nos besoins et à s’adapter en cours de route. Cela montre leur force. »

Impact – Collaboration de haut niveau

Pour préparer ses employés à s’acclimater au nouveau siège social et à utiliser son abondance de solutions, la BDC a animé une série d’ateliers d’intégration. Ces ateliers ont aidé le personnel à se familiariser avec la technologie et à se rendre compte qu’il dispose maintenant des outils nécessaires pour améliorer la façon dont il travaille et la qualité de la valeur de l’entreprise.

Le personnel et ses invités peuvent apporter presque n’importe quel appareil dans l’une des salles de réunion et être prêts à collaborer. Cela se traduit par de la productivité pour les employés et cela laisse une impression positive pour les clients.

« Le cœur de la solution place l’expérience du client au centre de ses préoccupations », déclare Benoit Lavictoire, directeur général d’AVI-SPL.

  1. Dorais estime que plus de 90 % des employés ont réagi favorablement au nouveau siège social et à ses systèmes technologiques. Les collègues de travail, dont bon nombre n’interagissaient pas les uns avec les autres auparavant, travaillent maintenant ensemble dans leurs nouveaux espaces et avec leurs collègues répartis dans 124 succursales de la BDC au Canada.

« La technologie nous a permis de collaborer à un bien meilleur niveau », conclut M. Dorais.